Qu'est-ce que l'Excellence Opérationnelle ?

Au cours des dernières décennies, de nombreuses révolutions industrielles ont entièrement transformé les entreprises, les organisations, les marchés, les habitudes des clients ainsi que la motivation et la satisfaction des employés.

De plus en plus, la Gestion de Projet est devenue un « Art » qui nécessite un mode de pensée et un savoir faire global qui se doit de considérer non seulement les processus Projet fondamentaux, l’Agilité, le Business Management, la Supply Chain mais également  l’Excellence des Opérations.

Dans ce contexte, l’Excellence Opérationnelle se présente en tant que démarche intégrée indispensable permettant de répondre à l’ensemble des enjeux liés aux besoins organisationnels de compétitivité et de profitabilité dans un marché global en pleine mutation et extrêmement concurrentiel.

La démarche d’Excellence Opérationnelle se base essentiellement sur le LEAN & SIX SIGMA Management et consiste principalement à optimiser les processus au sein des organisations tout en favorisant la culture de l’Amélioration Continue.

En effet, cette démarche stratégique vise essentiellement : 

• L’Amélioration de la réactivité par suppression des tâches à faible valeur ajoutée (Lean Management)

• La Maîtrise de la qualité par la réduction de la variabilité (Six Sigma Management)

• La Réduction des coûts opérationnels par le ciblage de la création de valeur (Value Based Management)

Les 10 principes fondamentaux clés, tous indispensables à la mise en oeuvre de l’Excellence Opérationnelle dans une organisation sont :

• Principe 1 - L’humain au cœur des processus. Il est indispensable de considérer de façon permanente les individus, leur mindset, leurs habitudes, leurs comportements, leurs expertise & expérience et leur niveau de résistance au changement lors de l’amélioration des processus.

• Principe 2 - Diriger par l’exemple. Il est indispensable de mettre en application les concepts fondamentaux du Lean Management tel que le lead by example & le lead with respect.

• Principe 3 - Viser la perfection. Bien que la perfection puisse paraître inaccessible il est indispensable de la viser tout en n’attendant pas d’obtenir la perfection pour améliorer les processus « continuous improvement is better than delayed perfection » Mark Twain.

• Principe 4 - Penser de façon analytique. La résolution de problème et la recherche de cause associée fait appel à une forte composante analytique, il est indispensable de disposer dans les équipes d’experts de la résolution de problème ayant développé cette capacité.

• Principe 5 - Intégrer Process & Performance. Mettre l’accent sur les processus en visant la réduction maximale de variabilité pour atteindre le Six Sigma (3,4 Défaut par million d’opportunités).

• Principe 6 - Assurer la qualité à la source. Peu importe la capacité et l’efficacité des processus, il est indispensable de toujours considérer le concept GIGO (Garbage In = Garbage Out).

• Principe 7 - Penser Système. Un mode de pensée systémique est nécessaire à la mise en place de l’Excellence Opérationnelle afin de comprendre les interdépendance entre les différentes organisations, métiers et processus pour au mieux optimiser les performances du système dans sa globalité.

• Principe 8 - Créer une communication constante. L’intégralité des employés se doit d’être à la fois informée des objectifs en lien avec la démarche d’excellence opérationnelle mais aussi formée aux fondamentaux du Lean Six Sigma management pour pouvoir y adhérer, dans ce contexte certifier White Belt l’intégralité d’une organisation devient indispensable.

• Principe 9 - Booster la valeur pour le client. La valeur et la création de valeur ajoutée composent le pilier principal de l’excellence opérationnelle. Ce pilier doit piloter l’intégralité des démarches, c’est pourquoi comprendre la voie et le besoin du client est indispensable.

• Principe 10 - Éviter le gaspillage & la surproduction. En utilisant le Lean Management par la mise en application de ses méthodes et outils, l’ensemble des gaspillages générés par les processus ou la surproduction qui sont la plupart du temps invisibles de tous seront éradiqués et laisseront alors une capacité immense à améliorer significativement les performances d’efficacité tout en réduisant l'ensemble des coûts.

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Votre projet est en retard et dépasse le budget. Que faites-vous pour améliorer l'efficacité ?
a) Réduire le nombre de ressources sur le projet pour économiser.
b) Mettre en œuvre des processus d'amélioration continue.
c) Reporter le projet pour revoir les objectifs.
d) Imposer des heures supplémentaires à l'équipe.

Votre équipe rencontre régulièrement des problèmes de qualité. Comment réagissez-vous ?
a) Former une équipe spécialisée pour revoir chaque livrable.
b) Accélérer les processus pour compenser les erreurs de qualité.
c) Mettre en place des audits de qualité réguliers.
d) Réduire les tests pour accélérer les délais.

Les processus sont devenus lourds et ralentissent le projet. Quelle est votre approche ?
a) Réduire les étapes du processus sans analyse préalable.
b) Effectuer un examen des processus pour éliminer les redondances.
c) Ignorer les plaintes et continuer avec les processus existants.
d) Répartir la charge de travail pour compenser la lenteur des processus.

Une partie prenante se plaint de la lenteur du projet. Quelle mesure prenez-vous ?
a) Ajouter plus de ressources pour accélérer les tâches.
b) Revoir les processus internes pour les optimiser.
c) Ignorer les plaintes et maintenir le plan initial.
d) Déléguer la gestion des plaintes à un autre membre de l'équipe.

Votre équipe est résistante aux changements apportés aux processus pour améliorer l'efficacité. Comment y remédiez-vous ?
a) Imposer les nouveaux processus sans explication.
b) Impliquer l'équipe dans la conception des nouveaux processus.
c) Annuler les changements pour éviter des tensions.
d) Ignorer la résistance et avancer avec le plan.

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Votre projet est en retard et dépasse le budget. Que faites-vous pour améliorer l'efficacité ?
a) Réduire le nombre de ressources sur le projet pour économiser.
b) Mettre en œuvre des processus d'amélioration continue.
c) Reporter le projet pour revoir les objectifs.
d) Imposer des heures supplémentaires à l'équipe.
Réponse correcte b) : L'amélioration continue optimise les processus et réduit les inefficacités, permettant d'améliorer les performances tout en respectant les contraintes budgétaires et temporelles.

Votre équipe rencontre régulièrement des problèmes de qualité. Comment réagissez-vous ?
a) Former une équipe spécialisée pour revoir chaque livrable.
b) Accélérer les processus pour compenser les erreurs de qualité.
c) Mettre en place des audits de qualité réguliers.
d) Réduire les tests pour accélérer les délais.
Réponse correcte c) : Les audits de qualité permettent d'identifier les problèmes systématiques et d'introduire des améliorations, renforçant ainsi l'excellence opérationnelle à long terme.

Les processus sont devenus lourds et ralentissent le projet. Quelle est votre approche ?
a) Réduire les étapes du processus sans analyse préalable.
b) Effectuer un examen des processus pour éliminer les redondances.
c) Ignorer les plaintes et continuer avec les processus existants.
d) Répartir la charge de travail pour compenser la lenteur des processus.
Réponse correcte b) : L'examen des processus identifie les inefficacités, élimine les redondances et améliore la fluidité, contribuant ainsi à l'excellence opérationnelle.

Une partie prenante se plaint de la lenteur du projet. Quelle mesure prenez-vous ?
a) Ajouter plus de ressources pour accélérer les tâches.
b) Revoir les processus internes pour les optimiser.
c) Ignorer les plaintes et maintenir le plan initial.
d) Déléguer la gestion des plaintes à un autre membre de l'équipe.
Réponse correcte b) : L'optimisation des processus internes est essentielle pour améliorer l'efficience sans augmenter les coûts ou compromettre la qualité.

Votre équipe est résistante aux changements apportés aux processus pour améliorer l'efficacité. Comment y remédiez-vous ?
a) Imposer les nouveaux processus sans explication.
b) Impliquer l'équipe dans la conception des nouveaux processus.
c) Annuler les changements pour éviter des tensions.
d) Ignorer la résistance et avancer avec le plan.
Réponse correcte b) : Impliquer l'équipe dans la conception des processus favorise l'adhésion, améliore l'engagement et assure une transition en douceur vers l'excellence opérationnelle.