Qu'est-ce que le Communication Management ?

Le domaine de connaissance "communication management" (gestion de la communication) dans le cadre du référentiel PMI (Project Management Institute) fait référence à l'un des domaines de connaissance clés dans la gestion de projet selon le PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), qui est un ensemble de normes et de meilleures pratiques largement reconnu dans le domaine de la gestion de projet.

Dans le cadre du PMBOK®, la gestion de la communication comprend la planification, l'exécution et le contrôle des activités liées à la communication au sein d'un projet. Cela implique la gestion des informations à communiquer aux parties prenantes du projet, ainsi que la réception et la compréhension des informations provenant de ces parties prenantes.

Les principaux aspects de la gestion de la communication dans le cadre du PMI incluent :

• Plan de communication : Élaborer un plan détaillé décrivant les types d'informations à communiquer, les parties prenantes concernées, les méthodes de communication, la fréquence des communications, etc.

• Distribution de l'information : Transmettre les informations pertinentes aux parties prenantes selon le plan de communication établi.

• Gestion des parties prenantes : Impliquer et engager activement les parties prenantes tout au long du projet, en veillant à leurs besoins en communication et en gérant leurs attentes.

• Gestion des rapports : Collecter, analyser et distribuer les rapports sur l'avancement du projet et d'autres informations pertinentes pour les parties prenantes.

• Gestion des communications : Gérer les flux d'informations à l'intérieur et à l'extérieur de l'équipe de projet, en s'assurant que les informations sont précises, pertinentes et accessibles aux personnes appropriées.

• Gestion des réunions : Organiser et faciliter les réunions du projet pour discuter des progrès, résoudre les problèmes, prendre des décisions, etc.

Dans l'ensemble, la gestion de la communication joue un rôle crucial dans le succès d'un projet en assurant une circulation efficace et cohérente des informations entre toutes les parties prenantes impliquées.

La maîtrise du domaine de connaissance "communication management" est indispensable pour obtenir les certifications CAPM® (Certified Associate in Project Management) et PMP® (Project Management Professional) délivrées par le Project Management Institute (PMI) pour plusieurs raisons essentielles :

• Critère d'évaluation des compétences en gestion de projet : La communication est l'une des compétences fondamentales d'un chef de projet efficace. Les certifications CAPM® et PMP® visent à évaluer la capacité d'un individu à gérer des projets avec succès, et la communication efficace est une composante clé de cette capacité.

• Intégration dans le référentiel PMBOK® : Le référentiel de connaissances en gestion de projet du PMI, le PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), reconnaît la gestion de la communication comme l'un des domaines de connaissance essentiels. Les examens de certification CAPM® et PMP® sont basés sur les principes et les bonnes pratiques énoncés dans le PMBOK®, ce qui signifie que la compréhension et la maîtrise de la communication management sont essentielles pour réussir ces examens.

• Importance pour la réussite des projets : Une communication efficace est cruciale pour la réussite d'un projet. La gestion de projet implique de travailler avec diverses parties prenantes, d'interagir avec les membres de l'équipe du projet, de communiquer des informations sur l'avancement et les risques, et de résoudre les conflits. Une mauvaise communication peut entraîner des malentendus, des retards, des erreurs et même l'échec du projet.

• Exigence professionnelle : Les chefs de projets sont souvent tenus de démontrer leur maîtrise des principes et des pratiques de gestion de projet dans le cadre de leur carrière. Les certifications CAPM® et PMP® sont largement reconnues et respectées dans l'industrie de la gestion de projet, et la maîtrise de la communication management est un aspect clé de ces certifications.

Dans le référentiel de certification PMI (Project Management Institute), les modes de communication sont cruciaux pour assurer la bonne circulation de l'information au sein d'un projet. Il est donc indispensable de maitriser à la fois les modes de communication "push" et "pull" mais aussi le calcul des canaux de communication :

Mode de communication Push

Le mode de communication "push" implique l'envoi actif d'informations aux destinataires. Cela signifie que le gestionnaire de projet ou l'émetteur de l'information prend l'initiative de transmettre les données aux personnes concernées, qu'elles aient ou non demandé cette information. Les canaux de communication typiques dans le mode push incluent :

• E-mails : Envoyer des informations par courriel à une liste de distribution spécifique.

• Rapports : Distribuer des rapports de projet périodiques aux parties prenantes.

• Présentations : Présenter des informations lors de réunions ou de webinaires.

• Notifications : Utiliser des systèmes de gestion de projet pour envoyer des alertes ou des mises à jour.

Le principal avantage du mode push est que les informations sont activement mises à disposition des parties prenantes sans qu'elles aient besoin de les chercher, ce qui peut améliorer la réactivité et la prise de décision rapide.

Mode de communication Pull

Le mode de communication "pull" consiste à mettre l'information à disposition, mais les destinataires doivent prendre l'initiative de la rechercher ou de l'accéder. Cette méthode est souvent utilisée lorsque l'information est volumineuse ou lorsque les parties prenantes peuvent avoir besoin d'accéder aux données à des moments différents. Les canaux de communication typiques dans le mode pull incluent :

• Intranet ou portails : Héberger des documents de projet sur un site web interne où les parties prenantes peuvent accéder aux informations à leur convenance.

• Bases de données : Utiliser des systèmes de gestion de documents ou des bases de données où les informations sont stockées et peuvent être consultées en fonction des besoins.

• Tableaux de bord : Offrir des tableaux de bord interactifs qui permettent aux utilisateurs de consulter les données de projet en temps réel.

• Archives de messagerie : Permettre aux parties prenantes de rechercher et de consulter les messages précédemment envoyés via des systèmes de gestion de courriels.

Le principal avantage du mode pull est qu'il permet aux destinataires de rechercher et d'accéder à l'information selon leurs propres besoins et calendriers, ce qui peut réduire la surcharge d'information et permettre une consultation ciblée et pertinente.

Calcul des canaux de communication

Le calcul du nombre de canaux de communication est basé sur le nombre de parties prenantes impliquées dans le projet. Le nombre de canaux de communication peut être déterminé en utilisant la formule suivante :

Nombre de canaux de communication=n*(n−1)/2 où n représente le nombre de parties prenantes (ou membres de l'équipe de projet).

Explication de la formule

• n : Le nombre total de parties prenantes dans le projet.

• La formule n*(n−1)/2​ calcule le nombre total de canaux de communication possibles entre les parties prenantes. Chaque partie prenante peut potentiellement communiquer avec chaque autre partie prenante, et la formule tient compte de toutes ces paires possibles sans compter les doublons (i.e., la communication A-B est la même que B-A).

Exemple de calcul

Supposons qu'il y ait 5 parties prenantes dans un projet. Le nombre de canaux de communication serait calculé comme suit :

1. Identifiez le nombre total de parties prenantes (n=5).

2. Appliquez la formule :

Nombre de canaux de communication=5*(5−1)/2 =5×4/2=10

Ainsi, il y aurait 10 canaux de communication possible dans un projet avec 5 parties prenantes.

Comprendre le nombre de canaux de communication est crucial pour le gestionnaire de projet, car il impacte la complexité de la communication dans le projet. Plus il y a de parties prenantes, plus le nombre de canaux de communication augmente, ce qui peut compliquer la gestion de l'information et nécessiter des stratégies de communication bien définies pour assurer que l'information circule efficacement et que toutes les parties prenantes sont bien informées.

La maîtrise du domaine de connaissance "communication management" est donc indispensable pour obtenir les certifications CAPM® et PMP® car elle est fondamentale pour la gestion efficace des projets, conforme aux normes et aux bonnes pratiques établies par le PMI.

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Un stakeholder clé se plaint de ne pas être informé des mises à jour importantes du projet. Que faites-vous ?
a) Lui envoyer toutes les mises à jour futures par email.
b) Mettre en place une communication régulière et ciblée avec lui.
c) Ignorer ses plaintes et se concentrer sur le travail.
d) Lui demander de suivre les rapports sur le système de gestion du projet.

Pendant une réunion, un membre de l'équipe fait des commentaires négatifs sur le projet devant le client. Que faites-vous ?
a) L'interrompre immédiatement et changer de sujet.
b) Noter ses commentaires et en discuter après la réunion.
c) Approuver ses remarques pour montrer de la transparence.
d) Ignorer ses commentaires et poursuivre la réunion.

Un stakeholder important demande une mise à jour urgente sur le projet, mais vous êtes en déplacement sans accès à toutes les données. Que faites-vous ?
a) Ignorer la demande jusqu'à votre retour.
b) Répondre en expliquant que vous fournirez une mise à jour dès votre retour.
c) Donner une réponse approximative basée sur votre mémoire.
d) Déléguer la réponse à un membre de l'équipe.

Un changement important a été approuvé par le client, mais vous n'avez pas encore informé l'équipe. Que faites-vous ?
a) Informer l'équipe immédiatement et planifier une réunion.
b) Attendre que les problèmes surviennent avant d'informer l'équipe.
c) Envoyer un email avec les détails sans explication supplémentaire.
d) Ignorer le changement jusqu'à la prochaine réunion de projet.

Votre sponsor de projet semble désengagé et ne participe plus aux réunions clés. Comment réagissez-vous ?
a) L'ignorer et continuer le projet sans lui.
b) Organiser une réunion privée pour discuter de son désengagement.
c) Exiger sa participation dans tous les comptes rendus.
d) Remplacer le sponsor par un autre membre de l'organisation.

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Un stakeholder clé se plaint de ne pas être informé des mises à jour importantes du projet. Que faites-vous ?
a) Lui envoyer toutes les mises à jour futures par email.
b) Mettre en place une communication régulière et ciblée avec lui.
c) Ignorer ses plaintes et se concentrer sur le travail.
d) Lui demander de suivre les rapports sur le système de gestion du projet.

Réponse correcte : b) Mettre en place une communication régulière garantit que le stakeholder est informé, impliqué et satisfait. Cela renforce la transparence et améliore la prise de décision collaborative.

Pendant une réunion, un membre de l'équipe fait des commentaires négatifs sur le projet devant le client. Que faites-vous ?
a) L'interrompre immédiatement et changer de sujet.
b) Noter ses commentaires et en discuter après la réunion.
c) Approuver ses remarques pour montrer de la transparence.
d) Ignorer ses commentaires et poursuivre la réunion.

Réponse correcte : b) Discuter des problèmes en privé aide à gérer les conflits sans nuire à la relation client, tout en permettant de trouver une solution constructive.

Un stakeholder important demande une mise à jour urgente sur le projet, mais vous êtes en déplacement sans accès à toutes les données. Que faites-vous ?
a) Ignorer la demande jusqu'à votre retour.
b) Répondre en expliquant que vous fournirez une mise à jour dès votre retour.
c) Donner une réponse approximative basée sur votre mémoire.
d) Déléguer la réponse à un membre de l'équipe.

Réponse correcte : b) Répondre honnêtement et fixer des attentes réalistes montre votre engagement à fournir des informations précises et fiables, renforçant la confiance du stakeholder.

Un changement important a été approuvé par le client, mais vous n'avez pas encore informé l'équipe. Que faites-vous ?
a) Informer l'équipe immédiatement et planifier une réunion.
b) Attendre que les problèmes surviennent avant d'informer l'équipe.
c) Envoyer un email avec les détails sans explication supplémentaire.
d) Ignorer le changement jusqu'à la prochaine réunion de projet.

Réponse correcte : a) Informer l'équipe rapidement permet de s'adapter aux changements efficacement et de maintenir la cohérence et l'alignement sur les objectifs du projet.

Votre sponsor de projet semble désengagé et ne participe plus aux réunions clés. Comment réagissez-vous ?
a) L'ignorer et continuer le projet sans lui.
b) Organiser une réunion privée pour discuter de son désengagement.
c) Exiger sa participation dans tous les comptes rendus.
d) Remplacer le sponsor par un autre membre de l'organisation.

Réponse correcte : b) Une discussion privée permet de comprendre les raisons du désengagement et d'identifier des actions pour réengager le sponsor, garantissant son soutien continu pour le projet.