Qu'est-ce que les Requirements ?

En gestion de projet, les "requirements" (ou exigences) sont des descriptions des besoins et attentes des parties prenantes concernant le produit ou le projet.

Les "requirements" définissent ce que doit accomplir le projet, les critères de performance, et les contraintes à respecter. Les exigences servent de base pour la planification, la conception, la réalisation, et la validation du projet.

Quels sont les types de Requirements ?

1. Exigences Fonctionnelles (Functional Requirements) : Décrivent les fonctions spécifiques que le système ou le produit doit accomplir. Par exemple, dans le développement d'un logiciel, cela pourrait inclure les opérations de base que le logiciel doit permettre.

2. Exigences Non-Fonctionnelles (Non-Functional Requirements) : Concernent les attributs de qualité tels que la performance, la sécurité, la fiabilité, la maintenabilité, la convivialité, etc. Par exemple, des exigences de temps de réponse ou de disponibilité.

3. Exigences de Transition (Transition Requirements) : Nécessaires pour passer d'un état actuel à un état futur. Par exemple, des exigences concernant la migration de données lors de la mise en place d'un nouveau système.

4. Exigences Réglementaires (Regulatory Requirements) : Concernent les lois, réglementations et standards que le produit ou projet doit respecter.

5. Exigences Business (Business Requirements) : Définissent les objectifs et les bénéfices commerciaux que le projet doit atteindre.

6. Exigences Utilisateur (User Requirements) : Décrivent les besoins et attentes des utilisateurs finaux.

Ces types d'exigences font très souvent l'objet de questions de type théorique ou mise en situation durant les examens de certification Chef de Projet CAPM® & PMP®.

La collecte et la definition des exigences joue un rôle crucial dans le référentiel standard du PMI - Project Management Institue, un guide complet y est consacré : Business Analysis for Practitioner. Ce concept de définition des exigences et tous les processus qui y sont connectés s'appelle dans le référentiel PMU le "requirement elicitation" et de nombreuses questions examens y sont consacrées.

Quelles sont les types de méthodes de collection des Requirements ?

1. Les Entretiens : Discussions approfondies avec les parties prenantes pour comprendre leurs besoins et attentes.

2. Les Ateliers de travail : Sessions collaboratives pour identifier et définir les exigences.

3. Les Questionnaires et sondages : Utilisation de formulaires pour recueillir des informations auprès d'un large groupe de parties prenantes.

4. L'Observation : Étude des processus et des interactions pour identifier des besoins implicites.

5. Le Prototypage : Création de maquettes ou de modèles pour aider à clarifier et affiner les exigences.

6. L'Analyse de la documentation : Examen des documents existants, tels que les contrats, les manuels, les études de marché, etc.

Comment Formaliser les Requirements ?

1. Documentation des exigences : Rédaction de spécifications détaillées sous forme de document de exigences (Requirements Document).

2. Modélisation des exigences : Utilisation de diagrammes (comme les diagrammes de cas d'utilisation, les diagrammes de flux de données, etc.) pour représenter visuellement les exigences.

3. Matrice de traçabilité des exigences (RTM - Requirement Traceability Matrix) : Tableau permettant de suivre l’origine des exigences et de vérifier qu'elles sont toutes couvertes par les livrables du projet.

4. Revues et validations : Processus formel de vérification et de validation des exigences par les parties prenantes.

L'Importance de la Maîtrise des Exigences :

• Clarté et compréhension commune : Assure que toutes les parties prenantes ont une compréhension claire et commune des objectifs et des critères de réussite du projet.

• Réduction des risques : Identifie et atténue les risques potentiels en clarifiant les attentes dès le début.

• Planification efficace : Facilite la planification précise des ressources, des délais, et des coûts.

• Contrôle de la portée : Aide à prévenir le glissement de la portée (scope creep) en définissant clairement ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas.

• Qualité et satisfaction des parties prenantes : Garantit que le produit final répondra aux besoins et attentes, ce qui augmente la satisfaction des utilisateurs et des commanditaires.

• Base pour les tests et la validation : Les exigences bien définies servent de base pour les tests et la validation, assurant que le produit final fonctionne comme prévu.

Maîtriser le concept des exigences est donc indispensable pour garantir que le projet se déroule comme prévu et aboutisse à un produit ou service qui satisfait pleinement les besoins des parties prenantes.

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Vous êtes en pleine phase de collecte des exigences et un des principaux parties prenantes n'est pas disponible. Comment procédez-vous ?
a) Attendre son retour pour continuer.
b) Continuer avec les informations disponibles.
c) Remplacer la partie prenante absente par une autre.
d) Réévaluer l'importance de ses exigences.

Durant une revue des exigences, une partie prenante propose un changement majeur. Quelle est la meilleure approche ?
a) Refuser immédiatement le changement.
b) Ajouter le changement sans évaluation.
c) Évaluer l'impact du changement avant de décider.
d) Mettre en pause le projet pour discuter du changement.

Une fois les exigences documentées, un membre de l'équipe soulève des préoccupations concernant une exigence non réalisable. Que faites-vous ?
a) Ignorer la préoccupation et suivre le plan.
b) Revoir l'exigence avec l'équipe.
c) Blâmer la personne qui a documenté l'exigence.
d) Continuer mais avec des ajustements mineurs.

Un client demande une modification tardive dans les exigences alors que le projet est presque terminé. Quelle est la meilleure action ?
a) Refuser catégoriquement toute modification.
b) Accepter la demande sans question.
c) Analyser l'impact avant de donner une réponse.
d) Passer directement à l'implémentation.

Vous réalisez qu'une exigence clé a été mal comprise et déjà implémentée. Que faites-vous ?
a) Ignorer et espérer que le client ne le remarque pas.
b) Informer le client et proposer des solutions.
c) Supprimer immédiatement l'exigence incorrecte.
d) Refaire toute la partie concernée sans informer le client.

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Vous êtes en pleine phase de collecte des exigences et un des principaux parties prenantes n'est pas disponible. Comment procédez-vous ?
a) Attendre son retour pour continuer.
b) Continuer avec les informations disponibles.
c) Remplacer la partie prenante absente par une autre.
d) Réévaluer l'importance de ses exigences.
Réponse correcte b) : Continuer avec les informations disponibles permet d'avancer tout en minimisant les retards. Il est crucial de garder le projet en mouvement et de combler les lacunes une fois la partie prenante disponible.

Durant une revue des exigences, une partie prenante propose un changement majeur. Quelle est la meilleure approche ?
a) Refuser immédiatement le changement.
b) Ajouter le changement sans évaluation.
c) Évaluer l'impact du changement avant de décider.
d) Mettre en pause le projet pour discuter du changement.
Réponse correcte c) : L'évaluation de l'impact est essentielle pour comprendre les implications du changement sur le projet en termes de coûts, de délais et de qualité avant de prendre une décision éclairée.

Une fois les exigences documentées, un membre de l'équipe soulève des préoccupations concernant une exigence non réalisable. Que faites-vous ?
a) Ignorer la préoccupation et suivre le plan.
b) Revoir l'exigence avec l'équipe.
c) Blâmer la personne qui a documenté l'exigence.
d) Continuer mais avec des ajustements mineurs.
Réponse correcte b) : Revoir l'exigence avec l'équipe permet de clarifier les préoccupations et d'identifier des solutions alternatives ou des ajustements pour garantir la faisabilité.

Un client demande une modification tardive dans les exigences alors que le projet est presque terminé. Quelle est la meilleure action ?
a) Refuser catégoriquement toute modification.
b) Accepter la demande sans question.
c) Analyser l'impact avant de donner une réponse.
d) Passer directement à l'implémentation.
Réponse correcte c) : Analyser l'impact est crucial pour évaluer les conséquences en termes de coûts, de calendrier et de ressources avant de décider d'accepter ou non le changement.

Vous réalisez qu'une exigence clé a été mal comprise et déjà implémentée. Que faites-vous ?
a) Ignorer et espérer que le client ne le remarque pas.
b) Informer le client et proposer des solutions.
c) Supprimer immédiatement l'exigence incorrecte.
d) Refaire toute la partie concernée sans informer le client.
Réponse correcte b) : Informer le client et proposer des solutions montre une approche proactive et transparente, essentielle pour maintenir la confiance et trouver des solutions viables ensemble.