Qu'est-ce que le Project Sponsor ?

Un projet ou un programme à son plus haut niveau est toujours associé à deux rôles clés : le chef de projet ou de programme et son sponsor.

Le rôle d'un sponsor en gestion de projet est crucial pour le succès global du projet et voici quelques-unes de ses responsabilités et surtout pourquoi il est indispensable de considérer ce rôle pour assurer le bon déroulement et l’efficacité optimale d’un projet :

• Définition des objectifs et des priorités du projet : Le sponsor est chargé de définir clairement les objectifs du projet et de s'assurer qu'ils sont alignés sur la stratégie globale de l'organisation (concept de project charter / business strategy). Il détermine également les priorités du projet par rapport aux autres initiatives de l'entreprise.

• Allocation des ressources : Le sponsor est globalement responsable du financement d’un projet et de l'allocation des ressources nécessaires au projet. Il doit s'assurer que le projet dispose de toutes les ressources adéquates pour atteindre ses objectifs dans les délais impartis.

• Gestion des risques : Le sponsor doit être conscient des risques potentiels associés au projet et doit travailler avec l'équipe de gestion de projet pour les identifier, les évaluer et les atténuer autant que possible. Il doit également être prêt à prendre des décisions difficiles en faveur du projet en cas de problèmes majeurs.

• Communication : Le sponsor est souvent le principal défenseur du projet au sein de l'organisation à son plus haut niveau. Il est chargé de communiquer régulièrement sur l'avancement du projet aux parties prenantes concernées et de défendre le projet auprès de la direction et d'autres parties prenantes clés.

• Prise de décision : Le sponsor est souvent appelé à prendre des décisions importantes pour résoudre les problèmes, lever les obstacles et garantir la progression du projet. Ces décisions peuvent concerner des questions budgétaires, des priorités concurrentes ou d'autres défis.

Il est donc indispensable de considérer le rôle d'un sponsor de projet pour assurer le succès d'un projet et ceci pour plusieurs raisons fondamentales :

• Autorité et responsabilité : Le sponsor est généralement un cadre supérieur avec l'autorité nécessaire pour prendre des décisions importantes et affecter les ressources de l'entreprise. Sans cette autorité, il peut être difficile de surmonter les obstacles et les conflits qui surviennent souvent au cours d'un projet.

• Alignement stratégique : Le sponsor assure l'alignement du projet sur les objectifs stratégiques de l'organisation. Cela garantit que le projet contribue aux objectifs globaux de l'entreprise et maximise la création de valeur.

• Soutien organisationnel : Le sponsor fournit un soutien organisationnel crucial en défendant le projet, en mobilisant les ressources nécessaires et en aidant à résoudre les problèmes qui peuvent survenir. Sans ce soutien, le projet risque de rencontrer des obstacles insurmontables.

• Communication efficace : Le sponsor facilite la communication entre l'équipe de projet et les parties prenantes de l'organisation. Une communication efficace est essentielle pour maintenir l'engagement des parties prenantes, résoudre les problèmes rapidement et prendre des décisions éclairées

Voici les caractéristiques majeures d’un sponsor projet impliqué permettant de faciliter l’obtention optimale de performance et de création de valeur :

• Le sponsor finance le projet

• Le sponsor définit les priorités et la stratégie globale

• Le sponsor participe à l’établissement du Business Model et du Business Case

• Le sponsor supporte le chef de projet mais aussi l’équipe projet

• Le sponsor définit la charte du projet ou délègue cette activité au chef de projet

• Le sponsor signe et approuve la charte projet

• Le sponsor priorise les projet les uns par rapport aux autres au niveau organisationnel 

• Le sponsor priorise les contraintes du projet

• Le sponsor gère les risques au plus haut niveau

• Le sponsor élimine les blocages pour permettre la bonne execution (Temps, Qualité, Coût, Création de Valeur) d’un projet

• Le sponsor participe au management du change control board

• Le sponsor accepte les livrables projets formellement

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Lors de la phase de lancement d'un programme, quel rôle le sponsor de programme joue-t-il principalement ?
a) Définir les objectifs opérationnels.
b) Fournir le financement et l'alignement stratégique.
c) Délivrer les résultats du projet.
d) Gérer l'équipe de projet.

Que doit faire un sponsor de programme lorsqu'il constate que le programme dévie de ses objectifs stratégiques ?
a) Modifier les objectifs du programme.
b) Fermer immédiatement le programme.
c) Réévaluer et réaligner les objectifs avec la stratégie.
d) Transférer la responsabilité au chef de projet.

Le sponsor de programme demande une mise à jour sur les risques critiques. Quelle est la meilleure action pour le chef de programme ?
a) Fournir un rapport détaillé sur tous les risques.
b) Présenter uniquement les risques qui ont un impact stratégique.
c) Reporter la réunion jusqu'à ce que les risques soient résolus.
d) Ne pas informer le sponsor de programme des risques pour éviter de l'inquiéter.

Quel est le rôle du sponsor de programme en cas de conflit majeur entre les projets du programme ?
a) Résoudre directement le conflit.
b) Apporter un arbitrage et des directives stratégiques.
c) Déléguer le conflit au chef de projet.
d) Ignorer le conflit et laisser les chefs de projet le gérer.

Comment le sponsor de programme assure-t-il la réussite du programme ?
a) En micro-gérant les tâches quotidiennes du programme.
b) En garantissant l'alignement stratégique et le soutien organisationnel.
c) En établissant les plannings de projet.
d) En exécutant directement les activités du programme.

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Lors de la phase de lancement d'un programme, quel rôle le sponsor de programme joue-t-il principalement ?
a) Définir les objectifs opérationnels.
b) Fournir le financement et l'alignement stratégique.
c) Délivrer les résultats du projet.
d) Gérer l'équipe de projet.
Réponse correcte b) : Le sponsor de programme est responsable de fournir les ressources financières et de s'assurer que le programme est aligné sur les objectifs stratégiques de l'organisation.

Que doit faire un sponsor de programme lorsqu'il constate que le programme dévie de ses objectifs stratégiques ?
a) Modifier les objectifs du programme.
b) Fermer immédiatement le programme.
c) Réévaluer et réaligner les objectifs avec la stratégie.
d) Transférer la responsabilité au chef de projet.
Réponse correcte c) : Le rôle du sponsor de programme est de s'assurer que le programme reste aligné sur les objectifs stratégiques et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

Le sponsor de programme demande une mise à jour sur les risques critiques. Quelle est la meilleure action pour le chef de programme ?
a) Fournir un rapport détaillé sur tous les risques.
b) Présenter uniquement les risques qui ont un impact stratégique.
c) Reporter la réunion jusqu'à ce que les risques soient résolus.
d) Ne pas informer le sponsor de programme des risques pour éviter de l'inquiéter.
Réponse correcte b) : Le sponsor de programme s'intéresse principalement aux risques qui peuvent impacter les objectifs stratégiques et la viabilité du programme, donc une communication ciblée est essentielle.

Quel est le rôle du sponsor de programme en cas de conflit majeur entre les projets du programme ?
a) Résoudre directement le conflit.
b) Apporter un arbitrage et des directives stratégiques.
c) Déléguer le conflit au chef de projet.
d) Ignorer le conflit et laisser les chefs de projet le gérer.
Réponse correcte b) : Le sponsor de programme intervient pour fournir une orientation stratégique et arbitrer les conflits afin de s'assurer que les projets restent alignés sur les objectifs du programme.

Comment le sponsor de programme assure-t-il la réussite du programme ?
a) En micro-gérant les tâches quotidiennes du programme.
b) En garantissant l'alignement stratégique et le soutien organisationnel.
c) En établissant les plannings de projet.
d) En exécutant directement les activités du programme.
Réponse correcte b) : Le sponsor de programme joue un rôle clé en assurant que le programme est soutenu par l'organisation et reste aligné sur les objectifs stratégiques, sans se mêler des détails opérationnels.