Qu'est ce que la Project Governance ?

Le concept de gouvernance d'un projet (project governance) représentent un élément indispensable à la performance et la création de valeur déclenchée par un projet qu’il soit exécuté dans un environnement organisationnel qu'il soit industriel ou non.

Ce concept de gouvernance projet est en effet associé à des définitions et des caractéristiques qu'il est indispensable de parfaitement maitriser pour pouvoir être à la fois un Leader performant et passer avec succès les examens certifiants professionnels chef de projet.

Par ailleurs, les caractéristiques de la gouvernance projet sont très souvent confondues avec d'autres concepts tous en lien avec la Gestion de Projet tels que : OPM (Organizational Project Management), Organizational Structure, Organizational Governance, ce qui déclenche une difficulté majeure lors des examens de certification...

Voici donc les caractéristiques indispensables associées au concept de gouvernance projet :

Le concept de gouvernance de projet, ou "project governance" en anglais, se réfère aux structures, aux processus et aux mécanismes de prise de décision qui régissent la manière dont un projet est dirigé, contrôlé et géré tout au long de son cycle de vie. La gouvernance de projet vise à assurer que le projet est réalisé de manière efficace, efficiente et conforme aux objectifs définis, tout en minimisant les risques et en maximisant la création de valeur pour l'organisation et ses parties prenantes.

Voici les raisons majeures pour lesquelles la gouvernance de projet est importante en gestion de projet :

• Clarté des rôles et responsabilités : La gouvernance de projet établit clairement les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante impliquée dans le projet, ce qui aide à éviter les malentendus et les conflits et favorise une collaboration efficace.

• Alignement stratégique : En définissant des objectifs clairs et en assurant leur alignement avec la stratégie globale de l'organisation, la gouvernance de projet garantit que les efforts du projet contribuent à la réalisation des objectifs organisationnels plus larges.

• Prise de décision éclairée : La gouvernance de projet établit des processus de prise de décision qui permettent de s'assurer que les décisions sont fondées sur des informations pertinentes, une analyse rigoureuse et une évaluation appropriée des options disponibles.

• Gestion des risques : En intégrant des mécanismes de gestion des risques dans les processus de gouvernance, les projets peuvent identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels de manière proactive, ce qui contribue à réduire les impacts négatifs sur le projet et l'organisation.

• Surveillance et contrôle : La gouvernance de projet comprend des mécanismes de surveillance et de contrôle qui permettent de suivre les progrès du projet, d'identifier les écarts par rapport aux plans et aux objectifs, et de prendre des mesures correctives si nécessaire pour maintenir le projet sur la bonne voie.

• Responsabilité et transparence : En rendant compte de manière transparente des progrès, des décisions et des résultats du projet, la gouvernance de projet favorise la responsabilité et la confiance des parties prenantes, ce qui contribue à soutenir l'engagement et le soutien tout au long du projet.

La gouvernance de projet est donc indispensable en gestion de projet car elle fournit le cadre et les processus nécessaires pour assurer le succès du projet tout en répondant aux besoins et aux attentes des parties prenantes, et en garantissant une utilisation efficace des ressources organisationnelles.

Enfin, afin de clarifier les différences entre les termes « gouvernance organisationnelle", "gestion de projet organisationnelle", "structure organisationnelle" et "gouvernance de projet" voici un rappel des caractéristique de synthèse en lien avec chaque définition :

• Gouvernance organisationnelle (Organization Governance) : Il s'agit du cadre de gouvernance globale qui établit les règles, les politiques et les processus de prise de décision au niveau de l'organisation dans son ensemble.

• Gestion de projet organisationnelle (OPM - Organizational Project Management) : Cela se réfère aux processus, politiques et pratiques mis en place par une organisation pour gérer efficacement les projets à travers toute l'entreprise.

• Structure organisationnelle : Comme décrit précédemment, c'est la manière dont une organisation est organisée en termes de hiérarchie, de responsabilités et de relations.

• Gouvernance de projet (Project Governance) : Cela concerne la manière dont un projet est dirigé, contrôlé et surveillé pour s'assurer qu'il atteint ses objectifs dans le respect des contraintes de temps, de coût et de qualité.

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Votre organisation met en place une gouvernance de projet stricte. Quel est l’objectif principal de cette gouvernance ?
a) Accroître la flexibilité dans la prise de décision.
b) Garantir l’alignement des projets avec les objectifs stratégiques.
c) Réduire les coûts des projets à tout prix.
d) Accélérer la clôture des projets.

Un sponsor vous demande de contourner un processus de gouvernance pour accélérer un livrable. Que faites-vous ?
a) Respecter la demande pour maintenir une bonne relation.
b) Suivre les processus établis de gouvernance et informer le sponsor des implications.
c) Ignorer la demande du sponsor.
d) Revoir le processus de gouvernance pour le simplifier.

Quel document clé est souvent utilisé dans la gouvernance pour approuver la viabilité d’un projet ?
a) Le registre des risques.
b) La charte de projet.
c) Le plan de gestion de la qualité.
d) Le registre des parties prenantes.

Lors d’un comité de gouvernance, il est décidé de mettre fin à un projet. Quelle est la raison la plus probable ?
a) Les parties prenantes sont en désaccord.
b) Le projet n’est plus aligné sur les objectifs stratégiques.
c) L’équipe du projet manque de motivation.
d) Les coûts du projet augmentent légèrement.

Quels sont les trois piliers fondamentaux d’une bonne gouvernance de projet ?
a) Transparence, agilité et qualité.
b) Transparence, responsabilité et prise de décision.
c) Efficacité, rentabilité et contrôle des coûts.
d) Communication, innovation et gestion des risques.

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Votre organisation met en place une gouvernance de projet stricte. Quel est l’objectif principal de cette gouvernance ?
a) Accroître la flexibilité dans la prise de décision.
b) Garantir l’alignement des projets avec les objectifs stratégiques.
c) Réduire les coûts des projets à tout prix.
d) Accélérer la clôture des projets.
Réponse correcte b) : La gouvernance de projet garantit que les projets soutiennent les objectifs stratégiques, en apportant un cadre pour la prise de décision, la transparence et le contrôle.

Un sponsor vous demande de contourner un processus de gouvernance pour accélérer un livrable. Que faites-vous ?
a) Respecter la demande pour maintenir une bonne relation.
b) Suivre les processus établis de gouvernance et informer le sponsor des implications.
c) Ignorer la demande du sponsor.
d) Revoir le processus de gouvernance pour le simplifier.
Réponse correcte b) : La gouvernance de projet exige de suivre les processus établis pour garantir la transparence, le contrôle et la conformité, même face à des pressions externes.

Quel document clé est souvent utilisé dans la gouvernance pour approuver la viabilité d’un projet ?
a) Le registre des risques.
b) La charte de projet.
c) Le plan de gestion de la qualité.
d) Le registre des parties prenantes.
Réponse correcte b) : La charte de projet est essentielle pour approuver la création d’un projet et définir les autorisations, les objectifs, ainsi que les alignements stratégiques.

Lors d’un comité de gouvernance, il est décidé de mettre fin à un projet. Quelle est la raison la plus probable ?
a) Les parties prenantes sont en désaccord.
b) Le projet n’est plus aligné sur les objectifs stratégiques.
c) L’équipe du projet manque de motivation.
d) Les coûts du projet augmentent légèrement.
Réponse correcte b) : La gouvernance s’assure que les projets soutiennent les objectifs stratégiques. Si ce n’est plus le cas, il est rationnel d’arrêter le projet pour éviter un gaspillage de ressources.

Quels sont les trois piliers fondamentaux d’une bonne gouvernance de projet ?
a) Transparence, agilité et qualité.
b) Transparence, responsabilité et prise de décision.
c) Efficacité, rentabilité et contrôle des coûts.
d) Communication, innovation et gestion des risques.
Réponse correcte b) : Une gouvernance efficace repose sur la transparence des informations, la responsabilité des acteurs et un processus structuré pour la prise de décision.