Qu’est-ce que le WIP Work In Progress ?

Le WIP, ou Work In Progress, désigne la quantité de travail en cours à un moment donné dans un projet ou un processus. Il s’agit d’un concept central en Kanban, mais également d’un indicateur essentiel de performance, de flux et d’efficacité opérationnelle dans tous les environnements de gestion de projet, qu’ils soient Agile ou prédictifs.

Limiter le WIP permet d’éviter la surcharge de travail, de réduire les délais de livraison et d’améliorer la qualité des livrables. Dans le cadre des certifications CAPM® et PMP® du Project Management Institute (PMI), comprendre le rôle du WIP est indispensable pour maîtriser les principes de la gestion des flux, de l’optimisation de la performance et de la création de valeur.

Le WIP dans le système Kanban:

Le Kanban, issu du système de production Toyota, repose sur une visualisation du flux de travail à travers un tableau (physique ou numérique) divisé en colonnes représentant les étapes du processus :

• À faire (To Do)

• En cours (In Progress)

• Terminé (Done)

Chaque tâche ou User Story est représentée par une carte qui avance sur le tableau au fur et à mesure de sa progression.

Le rôle du WIP dans Kanban:

Le WIP limit (limite de travail en cours) fixe un nombre maximal d’éléments pouvant être présents simultanément dans une colonne donnée.

Objectif principal : éviter la dispersion des efforts et favoriser un flux continu.

Par exemple :
Si une équipe limite le WIP à 3 tâches dans la colonne « En cours », cela signifie qu’elle ne peut commencer une nouvelle tâche qu’après en avoir terminé une.

Les bénéfices sont multiples :

• Réduction du multitâche et des interruptions.

• Meilleure concentration et productivité.

• Fluidité du flux de travail.

• Détection rapide des goulots d’étranglement.

• Amélioration de la prédictibilité et du délai de livraison (lead time).

Le WIP en environnement Agile:

Dans les méthodes Agiles, telles que Scrum et Kanban, la gestion du WIP est un levier clé d’amélioration continue.

• En Scrum, la limitation du WIP se fait implicitement par la capacité de l’équipe et la durée fixe du sprint : seuls les éléments « prêts » et sélectionnés lors du sprint planning peuvent être traités.

• En Kanban Agile, la limitation explicite du WIP favorise un flux régulier et une adaptation continue.

Ainsi, le WIP sert de mécanisme de régulation du travail et d’indicateur de maturité Agile. Une équipe qui maîtrise son WIP démontre une bonne capacité à équilibrer charge de travail, rythme soutenable et performance collective.

Le WIP dans la gestion de projet prédictive:

Même dans un environnement prédictif ou en cascade (Waterfall), le suivi du WIP a toute sa place.

Les chefs de projet PMP® utilisent le WIP pour :

• Suivre l’avancement des tâches planifiées dans le plan de management du projet.

• Identifier les retards, chevauchements ou surcharges d’activités.

• Améliorer la gestion des ressources et la planification séquentielle.

• Évaluer la performance via des outils comme la valeur acquise (Earned Value Management).

Ainsi, même dans les projets prédictifs, le WIP contribue à la maîtrise du temps, du coût et de la qualité (OTOCOQ) — des critères fondamentaux dans la préparation aux certifications PMP® et CAPM®.

Le WIP et les certifications CAPM® & PMP®:

La compréhension et la maîtrise du WIP sont directement reliées à plusieurs domaines de connaissance du PMBOK® Guide, notamment :

• Gestion du temps (Schedule Management)

• Gestion des ressources (Resource Management)

• Gestion de la qualité (Quality Management)

• Gestion des risques (Risk Management)

Pour la certification CAPM® :

Les candidats doivent démontrer leur capacité à identifier, planifier et contrôler le flux de travail tout en optimisant les ressources. La limitation du WIP illustre la capacité à maintenir un équilibre entre demande et capacité.

Pour la certification PMP® :

Les chefs de projet doivent prouver leur aptitude à appliquer les principes Lean et Agile pour améliorer la performance. Le contrôle du WIP fait partie intégrante de la gestion adaptative des projets, en cohérence avec les tendances du PMBOK® 7e édition, qui intègre les concepts de flux, valeur et performance.

Bonnes pratiques pour gérer efficacement le WIP:

1. Fixer des limites claires de WIP pour chaque étape du flux de travail.

2. Surveiller le flux visuellement via un tableau Kanban (physique ou digital).

3. Analyser les blocages dès qu’une limite est atteinte.

4. Impliquer toute l’équipe dans la définition et le respect des limites.

5. Ajuster régulièrement les seuils de WIP selon la capacité réelle et les retours d’expérience.

6. Équilibrer charge et valeur : commencer moins, livrer plus.

Le WIP (Work In Progress) est bien plus qu’un simple indicateur de suivi. C’est un outil de pilotage stratégique au cœur de la philosophie Lean et Agile qui s’applique aussi bien aux projets prédictifs qu’adaptatifs.

Pour les candidats au CAPM® et au PMP®, comprendre et maîtriser le concept de WIP permet non seulement de mieux gérer les projets dans le respect du triptyque temps – coût – qualité, mais aussi de démontrer une compréhension avancée des principes de performance et de flux de valeur promus par le PMI.

En résumé, limiter le WIP, c’est maximiser la valeur : moins de travail en cours, plus de travail accompli, et une meilleure performance globale du projet.

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Quel outil est couramment utilisé pour visualiser et gérer le WIP ?
a) Diagramme de Gantt
b) Tableau Kanban
c) Registre des risques
d) Structure de découpage du travail (WBS)

Dans un environnement de projet, un excès de WIP entraîne généralement :
a) Des délais de livraison plus courts
b) Une meilleure concentration
c) Un allongement du délai de livraison et une baisse d’efficacité
d) Une moindre utilisation des ressources

Quelle mesure est la plus directement affectée par le niveau de WIP ?
a) La vélocité
b) Le délai de livraison (lead time)
c) L’écart budgétaire
d) L’utilisation des ressources

Que doit faire une équipe lorsque les limites de WIP sont constamment atteintes ?
a) Ajouter davantage de tâches au flux de travail
b) Réévaluer le flux et résoudre les goulets d’étranglement
c) Ignorer la limite pour maintenir le progrès
d) Augmenter immédiatement la taille de l’équipe

Laquelle des affirmations décrit le mieux un niveau optimal de WIP ?
a) Aussi élevé que possible pour maximiser le travail commencé
b) Minimal, permettant une livraison continue et fluide
c) Zéro, assurant qu’aucun travail n’est en cours
d) Égal au nombre de membres de l’équipe

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Quel outil est couramment utilisé pour visualiser et gérer le WIP ?
a) Diagramme de Gantt
b) Tableau Kanban
c) Registre des risques
d) Structure de découpage du travail (WBS)
Bonne réponse b) : Le tableau Kanban permet de visualiser les étapes du flux de travail et les limites de WIP, aidant les équipes à suivre la progression et à détecter les blocages en temps réel.

Dans un environnement de projet, un excès de WIP entraîne généralement :
a) Des délais de livraison plus courts
b) Une meilleure concentration
c) Un allongement du délai de livraison et une baisse d’efficacité
d) Une moindre utilisation des ressources
Bonne réponse c) : Trop de WIP provoque des retards, du multitâche et une inefficacité accrue, augmentant le temps global nécessaire pour livrer les résultats.

Quelle mesure est la plus directement affectée par le niveau de WIP ?
a) La vélocité
b) Le délai de livraison (lead time)
c) L’écart budgétaire
d) L’utilisation des ressources
Bonne réponse b) : Le lead time, soit le temps total entre le début et la fin d’une tâche, est directement influencé par le WIP ; plus il y a de WIP, plus le délai s’allonge.

Que doit faire une équipe lorsque les limites de WIP sont constamment atteintes ?
a) Ajouter davantage de tâches au flux de travail
b) Réévaluer le flux et résoudre les goulets d’étranglement
c) Ignorer la limite pour maintenir le progrès
d) Augmenter immédiatement la taille de l’équipe
Bonne réponse b) : Lorsque les limites de WIP sont souvent atteintes, cela révèle des inefficacités du processus. L’équipe doit analyser et corriger les blocages pour améliorer le flux de travail.

Laquelle des affirmations décrit le mieux un niveau optimal de WIP ?
a) Aussi élevé que possible pour maximiser le travail commencé
b) Minimal, permettant une livraison continue et fluide
c) Zéro, assurant qu’aucun travail n’est en cours
d) Égal au nombre de membres de l’équipe
Bonne réponse b) : Un niveau optimal de WIP équilibre la charge de travail et le flux, garantissant une progression fluide et une livraison continue sans surcharger l’équipe.