Qu'est-ce qu'un Stakeholder ?

Les succès en gestion de projet sont toujours liés à la capacité d’un chef de projet et de son équipe à manager les parties prenantes (stakeholder management).

Un stakeholder, ou partie prenante, en gestion de projet fait référence à toute personne ou entité qui est directement ou indirectement affectée par le projet ou qui peut influencer son résultat soit positivement (opportunité) soit négativement (risque).

Le rôle et la responsabilité d'un stakeholder dans un projet étant crucial pour son succès, un domaine de compétence (stakeholder management) associé à des processus et des outils spécifiques, permet de maitriser leurs influences potentiellement négatives ou positives. 

Voici quelques-uns des aspects clés du stakeholder management :

• Identification des parties prenantes : Une des premières tâches en gestion de projet est d'identifier toutes les parties prenantes potentielles. Cela peut inclure les clients, les utilisateurs finaux, les sponsors, les membres de l'équipe projet, les fournisseurs, les actionnaires, les régulateurs...

• Communication et engagement : Les parties prenantes doivent être informées de manière proactive sur le projet, ses objectifs, ses progrès et ses impacts potentiels. Une communication efficace et transparente favorise l'engagement des parties prenantes et réduit les risques de désaccords ou de malentendus.

• Collecte des exigences et des feedbacks : Les parties prenantes peuvent avoir des besoins, des attentes et des exigences spécifiques concernant le projet. Il est essentiel de les consulter et de recueillir leurs feedbacks tout au long du processus afin de garantir que le projet réponde à leurs besoins et attentes.

• Gestion des attentes : Les parties prenantes peuvent avoir des attentes diverses et parfois contradictoires. Il est important de gérer ces attentes de manière appropriée en fournissant des informations précises sur ce qui peut être réalisé, les contraintes du projet et les compromis éventuels.

• Gestion des risques et des conflits : Certains stakeholders peuvent présenter des risques pour le projet, notamment s'ils ont des intérêts divergents ou s'ils sont insatisfaits des résultats prévus. La gestion des risques et des conflits implique d'identifier ces parties prenantes, d'évaluer leur influence et leur intérêt, et de mettre en place des stratégies pour les gérer.

Il est en conséquence indispensable de considérer le rôle et l'influence des stakeholders pour assurer le succès d'un projet pour plusieurs raisons :

• Soutien et ressources : Les parties prenantes peuvent fournir un soutien financier, des ressources humaines ou matérielles, ainsi que des compétences et des expertises nécessaires à la réalisation du projet. Ignorer ou négliger leurs besoins peut compromettre ces contributions essentielles.

• Acceptation et légitimité : Les projets ont besoin de l'acceptation et du soutien des parties prenantes pour réussir. Leur implication dès le début du projet favorise leur adhésion aux objectifs, réduit la résistance au changement et renforce la légitimité du projet au sein de l'organisation.

• Réduction des risques : Les parties prenantes peuvent identifier des risques potentiels ou des problèmes non anticipés, fournir des informations précieuses sur les besoins et les attentes des utilisateurs finaux, et contribuer à la mise en œuvre de solutions efficaces pour minimiser ces risques.

• Amélioration de la qualité : En prenant en compte les perspectives et les feedbacks des parties prenantes, il est possible d'améliorer la qualité des livrables du projet, en garantissant qu'ils répondent aux normes et aux attentes du client.

Les stakeholders ou parties prenantes, en ayant le pouvoir d’influencer positivement ou négativement un projet, jouent un rôle essentiel dans le succès d'un projet en fournissant un soutien, des ressources, des feedbacks et une légitimité indispensables. Leur implication proactive et leur gestion appropriée contribuent à minimiser les risques, à améliorer la qualité et à favoriser l'acceptation du projet par toutes les parties concernées.

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Un stakeholder principal n'est pas satisfait des décisions prises par l'équipe projet. Quelle est votre responsabilité en tant que chef de projet ?
a) Ignorer ses préoccupations, car le projet suit le plan.
b) Écouter ses préoccupations et ajuster le projet si nécessaire.
c) Exclure ce stakeholder des discussions futures.
d) Signaler ses préoccupations à la direction sans retour.

Vous découvrez qu'un stakeholder clé n'a pas été impliqué dans les décisions importantes du projet. Quelle est votre responsabilité ?
a) Continuer sans lui, car le projet est déjà en cours.
b) Informer ce stakeholder des décisions prises et recueillir ses avis.
c) Ignorer cette situation car cela n'affecte pas le résultat.
d) Remplacer ce stakeholder par un autre plus impliqué.

Un stakeholder a des attentes irréalistes concernant le calendrier du projet. Quelle est votre responsabilité en tant que chef de projet ?
a) Accepter ses attentes pour maintenir sa satisfaction.
b) Clarifier les délais réalistes et ajuster ses attentes.
c) Ignorer ses attentes car elles ne sont pas fondées.
d) Exclure ce stakeholder des futures discussions.

Un stakeholder a été négligé tout au long du projet et commence à exprimer son mécontentement. Quelle est votre approche ?
a) Ignorer ses plaintes pour ne pas créer de conflit.
b) Prendre le temps de discuter de ses préoccupations et l'impliquer.
c) Éliminer ce stakeholder du projet pour éviter les problèmes.
d) Répondre aux plaintes sans engagement.

Un stakeholder a des informations clés qui pourraient influencer le projet, mais refuse de partager. Que devez-vous faire ?
a) Ignorer sa décision et continuer sans ses informations.
b) Engager un dialogue pour comprendre ses réticences et l'encourager à partager.
c) Forcer la divulgation des informations pour le bénéfice du projet.
d) Remplacer ce stakeholder par un autre qui est plus coopératif.

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Un stakeholder principal n'est pas satisfait des décisions prises par l'équipe projet. Quelle est votre responsabilité en tant que chef de projet ?
a) Ignorer ses préoccupations, car le projet suit le plan.
b) Écouter ses préoccupations et ajuster le projet si nécessaire.
c) Exclure ce stakeholder des discussions futures.
d) Signaler ses préoccupations à la direction sans retour.
Réponse correcte b) : Écouter et répondre aux préoccupations des stakeholders principaux est essentiel pour maintenir leur soutien et assurer la réussite du projet, favorisant une communication ouverte et constructive.

Vous découvrez qu'un stakeholder clé n'a pas été impliqué dans les décisions importantes du projet. Quelle est votre responsabilité ?
a) Continuer sans lui, car le projet est déjà en cours.
b) Informer ce stakeholder des décisions prises et recueillir ses avis.
c) Ignorer cette situation car cela n'affecte pas le résultat.
d) Remplacer ce stakeholder par un autre plus impliqué.
Réponse correcte b) : Informer et impliquer un stakeholder clé dans les décisions garantit qu'il se sent valorisé et soutient le projet, minimisant ainsi les risques d'opposition et de conflit.

Un stakeholder a des attentes irréalistes concernant le calendrier du projet. Quelle est votre responsabilité en tant que chef de projet ?
a) Accepter ses attentes pour maintenir sa satisfaction.
b) Clarifier les délais réalistes et ajuster ses attentes.
c) Ignorer ses attentes car elles ne sont pas fondées.
d) Exclure ce stakeholder des futures discussions.
Réponse correcte b) : Clarifier les délais réalistes permet de gérer les attentes de manière proactive, réduisant les risques de déceptions et assurant une compréhension commune des objectifs du projet.

Un stakeholder a été négligé tout au long du projet et commence à exprimer son mécontentement. Quelle est votre approche ?
a) Ignorer ses plaintes pour ne pas créer de conflit.
b) Prendre le temps de discuter de ses préoccupations et l'impliquer.
c) Éliminer ce stakeholder du projet pour éviter les problèmes.
d) Répondre aux plaintes sans engagement.
Réponse correcte b) : Discuter avec le stakeholder et l'impliquer à nouveau montre que vous valorisez ses contributions, ce qui peut améliorer sa satisfaction et son engagement envers le projet.

Un stakeholder a des informations clés qui pourraient influencer le projet, mais refuse de partager. Que devez-vous faire ?
a) Ignorer sa décision et continuer sans ses informations.
b) Engager un dialogue pour comprendre ses réticences et l'encourager à partager.
c) Forcer la divulgation des informations pour le bénéfice du projet.
d) Remplacer ce stakeholder par un autre qui est plus coopératif.
Réponse correcte b) : Engager un dialogue respectueux et constructif peut aider à comprendre les préoccupations du stakeholder et à créer un climat de confiance, augmentant les chances qu'il partage ses informations.