Qu'est-ce que le Communication Style ?

En gestion de projet, la communication est un facteur clé de succès.

Les différentes types de communication se basent sur les concepts suivants :

1. Communication verbale : Elle comprend les réunions, les discussions en face à face, les appels téléphoniques et les vidéoconférences. Ce style permet des échanges rapides et la clarification instantanée des points flous. Elle favorise également les interactions personnelles, ce qui peut renforcer la cohésion de l'équipe et permettre une prise de décision plus dynamique.

2. Communication écrite : Elle englobe les emails, les rapports, les mémos, les notes de réunion, les documents de projet, et les chats en ligne. La communication écrite est essentielle pour documenter les décisions, les plans, et les avancées du projet. Elle offre une trace permanente qui peut être consultée ultérieurement, ce qui est crucial pour la traçabilité et la référence.

3. Communication formelle : Ce type de communication suit des canaux et des protocoles établis, tels que des rapports officiels, des présentations structurées, et des réunions planifiées avec des agendas définis. La communication formelle est indispensable pour la gouvernance du projet, car elle assure que les informations importantes sont transmises de manière claire et organisée aux parties prenantes appropriées.

4. Communication informelle : Elle se produit de manière non structurée, souvent dans des conversations spontanées, des discussions de couloir, ou des échanges rapides par messagerie instantanée. Ce type de communication est utile pour résoudre rapidement des problèmes, partager des idées de manière flexible, et encourager une culture de collaboration et d'innovation.

Le type de communication mise en oeuvre en environnement projet est crucial pour une équipe et pour plusieurs raisons fondamentales :

1. Clarté et Précision : La maîtrise de la communication verbale et écrite permet de transmettre des informations de manière claire et précise, évitant ainsi les malentendus qui peuvent entraîner des erreurs coûteuses ou des retards.

2. Documenter les Progrès : La communication écrite, en particulier, est essentielle pour maintenir une trace détaillée de toutes les étapes du projet, des décisions prises, et des responsabilités attribuées. Cela est crucial pour la gestion des risques et pour les audits futurs.

3. Alignement des Parties Prenantes : La communication formelle est nécessaire pour s'assurer que tous les membres de l'équipe et les parties prenantes sont alignés sur les objectifs, les attentes et les progrès du projet. Cela aide à prévenir les divergences et à maintenir un focus commun.

4. Résolution Rapide des Problèmes : La communication informelle permet une résolution rapide des problèmes et une adaptation flexible aux changements et aux imprévus, en facilitant un dialogue ouvert et spontané entre les membres de l'équipe.

5. Renforcement de la Cohésion de l'Équipe : Les échanges verbaux, formels et informels, contribuent à bâtir des relations interpersonnelles solides au sein de l'équipe, ce qui est essentiel pour la collaboration et la motivation.

6. Gestion des Conflits : Une communication efficace aide à identifier et à résoudre les conflits rapidement, avant qu'ils ne s'aggravent et n'affectent le projet.

La maîtrise des différents types de communication permet donc à l'équipe projet de fonctionner de manière cohérente et efficiente, de s'adapter rapidement aux changements, et de garantir que toutes les parties prenantes sont bien informées et alignées sur les objectifs du projet. C'est un élément fondamental pour le succès de tout projet.

Il existe en complément 4 styles principaux de communications qui par ailleurs se classent selon le niveau d'ouverture (openness en Anglais) et de considération : agressif, assertif, passif et passif-agressif.

1. Communication Agressive :

   • Openness : Haute

   • Consideration : Basse

   • Description : Les personnes utilisant un style de communication agressif expriment leurs pensées, sentiments et besoins de manière directe et souvent hostile, sans tenir compte des besoins et sentiments des autres.

2. Communication Assertive :

   • Openness : Haute

   • Consideration : Haute

   • Description : Les personnes utilisant un style de communication assertif expriment leurs pensées, sentiments et besoins de manière directe et respectueuse, tout en respectant également les besoins et sentiments des autres. C'est considéré comme le style de communication le plus équilibré et le plus efficace.

3. Communication Passive :

   • Openness : Basse

   • Consideration : Haute

   • Description : Les personnes utilisant un style de communication passif évitent d'exprimer leurs pensées, sentiments et besoins, souvent par peur de conflits ou de rejet, et mettent l'accent sur les besoins et les sentiments des autres au détriment des leurs.

4. Communication Passive-Agressive :

   • Openness : Basse

   • Consideration : Basse

   • Description : Les personnes utilisant un style de communication passive-agressive expriment indirectement leurs pensées, sentiments et besoins par des actions ou des commentaires sournois ou sarcastiques, en évitant la confrontation directe. Elles peuvent paraître passives en surface tout en exprimant leur agression de manière voilée.

En résumé, voici le classement :

• Openness :

  • Haute : Agressif, Assertif

  • Basse : Passif, Passive-Agressif

• Consideration :

  • Haute : Assertif, Passif

  • Basse : Agressif, Passive-Agressif

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Lors d'une réunion de projet, certains membres de l'équipe sont passifs et ne participent pas aux discussions. Comment adaptez-vous votre style de communication ?
a) Ignorer les membres passifs et continuer la réunion.
b) Encourager la participation en posant des questions directes.
c) Réprimander les membres pour leur manque d'implication.
d) Terminer la réunion et envoyer un compte-rendu.

Un stakeholder préfère les communications détaillées, mais vous manquez de temps pour rédiger des rapports complets. Comment réagissez-vous ?
a) Continuer à envoyer des résumés succincts.
b) Demander à un membre de l'équipe de préparer les rapports détaillés.
c) Envoyer uniquement les données essentielles et attendre une réaction.
d) Fixer une réunion pour clarifier les attentes du stakeholder.

Vous remarquez que des malentendus surviennent fréquemment entre les membres de votre équipe à cause de différences culturelles. Que faites-vous ?
a) Ignorer ces différences et rester focalisé sur le travail.
b) Adopter un style de communication plus inclusif et clair.
c) Laisser les membres résoudre eux-mêmes les conflits.
d) Réorganiser l'équipe pour limiter les interactions.

Un membre de l'équipe est visiblement mal à l'aise avec le style de communication direct que vous utilisez. Que faites-vous ?
a) Continuer à communiquer de la même manière.
b) Adapter votre style pour être plus diplomate et empathique.
c) Lui demander de s'adapter à votre style.
d) Le remplacer par quelqu'un de plus réceptif.

Votre sponsor préfère les communications succinctes mais votre équipe a besoin de détails. Comment gérez-vous cette situation ?
a) Créer des rapports détaillés pour tous.
b) Envoyer un résumé au sponsor et des détails à l'équipe.
c) Réduire la quantité d'informations pour tout le monde.
d) Ignorer les préférences du sponsor.

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Lors d'une réunion de projet, certains membres de l'équipe sont passifs et ne participent pas aux discussions. Comment adaptez-vous votre style de communication ?
a) Ignorer les membres passifs et continuer la réunion.
b) Encourager la participation en posant des questions directes.
c) Réprimander les membres pour leur manque d'implication.
d) Terminer la réunion et envoyer un compte-rendu.
Réponse correcte : b) Encourager la participation avec des questions directes incite les membres à s'engager activement et à partager leurs opinions, favorisant une communication bidirectionnelle et un meilleur engagement.

Un stakeholder préfère les communications détaillées, mais vous manquez de temps pour rédiger des rapports complets. Comment réagissez-vous ?
a) Continuer à envoyer des résumés succincts.
b) Demander à un membre de l'équipe de préparer les rapports détaillés.
c) Envoyer uniquement les données essentielles et attendre une réaction.
d) Fixer une réunion pour clarifier les attentes du stakeholder.
Réponse correcte : d) Clarifier les attentes permet de s'assurer que les besoins du stakeholder sont bien compris et que le style de communication est adapté à ses préférences.

Vous remarquez que des malentendus surviennent fréquemment entre les membres de votre équipe à cause de différences culturelles. Que faites-vous ?
a) Ignorer ces différences et rester focalisé sur le travail.
b) Adopter un style de communication plus inclusif et clair.
c) Laisser les membres résoudre eux-mêmes les conflits.
d) Réorganiser l'équipe pour limiter les interactions.
Réponse correcte : b) Un style de communication inclusif et clair réduit les malentendus et crée un environnement de travail où tous les membres se sentent respectés et compris, malgré leurs différences culturelles.

Un membre de l'équipe est visiblement mal à l'aise avec le style de communication direct que vous utilisez. Que faites-vous ?
a) Continuer à communiquer de la même manière.
b) Adapter votre style pour être plus diplomate et empathique.
c) Lui demander de s'adapter à votre style.
d) Le remplacer par quelqu'un de plus réceptif.
Réponse correcte : b) Adapter son style de communication pour être plus empathique permet de mieux comprendre et soutenir le membre de l'équipe, créant ainsi une relation de confiance et une collaboration plus efficace.

Votre sponsor préfère les communications succinctes mais votre équipe a besoin de détails. Comment gérez-vous cette situation ?
a) Créer des rapports détaillés pour tous.
b) Envoyer un résumé au sponsor et des détails à l'équipe.
c) Réduire la quantité d'informations pour tout le monde.
d) Ignorer les préférences du sponsor.
Réponse correcte : b) Adapter les communications en fonction des besoins spécifiques de chaque groupe permet de respecter les préférences du sponsor tout en fournissant à l'équipe les informations nécessaires pour travailler efficacement.