Qu'est-ce qu'une Change Request ?

Dans le référentiel du Project Management Institute (PMI), une demande de changement (change request) est une requête formelle permettant de "traiter" la modification d'un aspect du projet, que ce soit le budget, le calendrier, le périmètre ou d'autres éléments. Voici globalement le processus permettant de traiter les demandes de changement au sein d’un projet : 

• Identification du besoin de changement : Tout membre de l'équipe projet peut identifier un besoin de changement, que ce soit à la suite d'une découverte inattendue, d'une exigence client modifiée, ou pour d'autres raisons.

• Soumission de la demande : Une fois qu'un besoin de changement est identifié, il est soumis sous forme de demande de changement. Cette demande doit être documentée de manière claire, en indiquant la nature du changement requis, son impact sur le projet (en termes de calendrier, coûts, ressources, etc.) et les raisons justifiant ce changement.

• Évaluation : La demande de changement est évaluée par l'équipe de gestion de projet. Cela implique d'analyser l'impact du changement sur le projet dans son ensemble, en tenant compte des contraintes, des objectifs et des priorités.

• Décision : Sur la base de l'évaluation, une décision est prise pour approuver ou rejeter la demande de changement. Cette décision est généralement prise par le comité de pilotage du projet ou une autre instance de gouvernance définie dans la structure organisationnelle.

• Implémentation : Si la demande de changement est approuvée, elle est mise en œuvre dans le cadre du projet. Cela peut nécessiter des ajustements dans la planification, l'allocation des ressources, le budget, etc.

Ils est à noter que les demandes de changement associées à un processus de traitement robuste et infaillible représente un indispensable à l’obtention de performance d’un projet et permet également d’en maitriser sa configuration et ceci pour plusieurs raisons :

• Flexibilité : Les projets sont souvent soumis à des évolutions et des imprévus. Les demandes de changement permettent de s'adapter à ces nouvelles circonstances et de maintenir la pertinence du projet.

• Contrôle : En formalisant les demandes de changement, les gestionnaires de projet peuvent mieux contrôler les modifications apportées au projet, en évaluant leur impact et en prenant des décisions éclairées sur leur mise en œuvre.

• Communication : Les demandes de changement servent également de mécanisme de communication entre les parties prenantes du projet. Elles permettent de partager les informations sur les évolutions du projet et de garantir que toutes les parties concernées comprennent les raisons et les implications des changements proposés.

Les demandes de changement sont donc un élément crucial de la gestion de projet, permettant d'assurer la performance, la flexibilité, le contrôle et une communication efficace dans la conduite des projets.

Selon le Project Management Institute (PMI), les demandes de changement peuvent être classées en trois catégories principales : l'action corrective (corrective action), l'action préventive (preventive action) et la réparation des défauts (defect repaid). Voici une description détaillée de chacune de ces classifications :

• Action corrective :

  • Description : Une action corrective est une mesure prise en réponse à un problème ou à un écart par rapport aux objectifs du projet. Elle vise à corriger une situation existante qui pourrait compromettre la réalisation des objectifs du projet.

  • Objectif : L'objectif principal d'une action corrective est de ramener le projet sur la bonne voie en corrigeant les erreurs, les lacunes ou les écarts par rapport au plan de projet initial.

  • Exemple : Si une tâche du projet prend plus de temps que prévu en raison d'un retard dans la livraison d'un composant critique, une action corrective pourrait consister à réaffecter des ressources ou à réviser le calendrier pour rattraper le retard et respecter les délais du projet.

• Action préventive :

  • Description : Une action préventive est une mesure proactive mise en œuvre pour éviter qu'un problème potentiel ne se produise à l'avenir. Elle vise à identifier et à atténuer les risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes réels pour le projet.

  • Objectif : L'objectif principal d'une action préventive est de réduire les risques et d'améliorer les performances du projet en anticipant et en prévenant les problèmes potentiels.

  • Exemple : Si un projet comporte des risques liés à des changements de réglementation à venir, une action préventive pourrait consister à mettre en place une veille réglementaire pour surveiller les évolutions et à élaborer un plan d'adaptation pour minimiser l'impact de ces changements sur le projet.

• Réparation des défauts :

  • Description : La réparation des défauts consiste à corriger les erreurs ou les anomalies identifiées dans les livrables du projet. Elle vise à garantir que les produits ou services du projet répondent aux normes de qualité et aux exigences spécifiées.

  • Objectif : L'objectif principal de la réparation des défauts est d'assurer la conformité et la qualité des livrables du projet en éliminant tout défaut ou non-conformité identifié.

  • Exemple : Si un logiciel développé dans le cadre d'un projet présente des bugs ou des fonctionnalités qui ne fonctionnent pas comme prévu, la réparation des défauts impliquerait de corriger ces problèmes pour garantir que le produit final fonctionne correctement et répond aux attentes des parties prenantes.

Ces trois classifications des demandes de changement selon le PMI (action corrective, action préventive et réparation des défauts) permettent de couvrir un large éventail de situations dans la gestion de projet, en offrant des solutions pour corriger les erreurs, prévenir les problèmes futurs et garantir la qualité des livrables.

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Durant la phase d'exécution, un client demande une modification significative du projet. Quelle est la première étape que vous devez suivre ?
a) Appliquer immédiatement le changement.
b) Documenter une demande de changement (Change Request).
c) Informer le client que le changement n'est pas possible.
d) Mettre le projet en pause.

Une demande de changement a été approuvée. Quelle est la prochaine action à entreprendre ?
a) Replanifier immédiatement le projet.
b) Informer l'équipe et les parties prenantes.
c) Mettre à jour le registre des risques.
d) Analyser les impacts sur le budget et le calendrier.

Quel est le rôle principal du Change Control Board (CCB) dans la gestion des demandes de changement ?
a) Accepter toutes les demandes de changement.
b) Rejeter toutes les demandes de changement.
c) Évaluer et approuver ou rejeter les demandes de changement.
d) Informer l'équipe de projet des décisions finales.

Vous avez reçu une demande de changement qui pourrait impacter le calendrier du projet. Que devez-vous faire avant d'accepter cette demande ?
a) Informer immédiatement l'équipe de projet.
b) Documenter l'impact potentiel et obtenir l'approbation du CCB.
c) Refuser la demande pour éviter les retards.
d) Modifier le calendrier sans consulter le client.

Une demande de changement a été soumise pour augmenter le budget du projet. Quelle action devriez-vous entreprendre en premier ?
a) Mettre en œuvre l'augmentation de budget immédiatement.
b) Analyser les impacts potentiels et les justifications de la demande.
c) Rejeter la demande car elle dépasse le budget initial.
d) Augmenter la portée du projet pour justifier le budget.

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Durant la phase d'exécution, un client demande une modification significative du projet. Quelle est la première étape que vous devez suivre ?
a) Appliquer immédiatement le changement.
b) Documenter une demande de changement (Change Request).
c) Informer le client que le changement n'est pas possible.
d) Mettre le projet en pause.
Réponse correcte b) : Les demandes de changement doivent toujours être formellement documentées avant d'être évaluées, pour garantir que toutes les parties prenantes comprennent les impacts potentiels sur le projet.

Une demande de changement a été approuvée. Quelle est la prochaine action à entreprendre ?
a) Replanifier immédiatement le projet.
b) Informer l'équipe et les parties prenantes.
c) Mettre à jour le registre des risques.
d) Analyser les impacts sur le budget et le calendrier.
Réponse correcte d) : Une fois la demande de changement approuvée, il est crucial d'analyser son impact sur le budget, le calendrier et d'autres aspects du projet avant d'informer l'équipe et de procéder à la replanification.

Quel est le rôle principal du Change Control Board (CCB) dans la gestion des demandes de changement ?
a) Accepter toutes les demandes de changement.
b) Rejeter toutes les demandes de changement.
c) Évaluer et approuver ou rejeter les demandes de changement.
d) Informer l'équipe de projet des décisions finales.
Réponse correcte c) : Le Change Control Board (CCB) est responsable de l'évaluation, de l'approbation ou du rejet des demandes de changement, assurant que seules les modifications bénéfiques au projet sont mises en œuvre.

Vous avez reçu une demande de changement qui pourrait impacter le calendrier du projet. Que devez-vous faire avant d'accepter cette demande ?
a) Informer immédiatement l'équipe de projet.
b) Documenter l'impact potentiel et obtenir l'approbation du CCB.
c) Refuser la demande pour éviter les retards.
d) Modifier le calendrier sans consulter le client.
Réponse correcte b) : Avant d'accepter une demande de changement, il est essentiel de documenter son impact sur le projet et d'obtenir l'approbation formelle du Change Control Board (CCB).

Une demande de changement a été soumise pour augmenter le budget du projet. Quelle action devriez-vous entreprendre en premier ?
a) Mettre en œuvre l'augmentation de budget immédiatement.
b) Analyser les impacts potentiels et les justifications de la demande.
c) Rejeter la demande car elle dépasse le budget initial.
d) Augmenter la portée du projet pour justifier le budget.
Réponse correcte b) : Il est crucial d'analyser les impacts et les justifications avant de prendre une décision sur une demande de changement de budget pour garantir la viabilité et la justification de la modification.