Qu'est-ce que le Gap Analysis ?

La technique de Gap Analysis (analyse des écarts) en gestion de projet est une méthode utilisée pour comparer la situation actuelle (l'état actuel) avec la situation désirée (l'état futur) afin d'identifier les écarts ou les différences entre les deux.

L'objectif est de déterminer quelles actions sont nécessaires pour combler ces écarts et atteindre les objectifs souhaités.

Importance du Gap Analysis pour les chefs de projet :

1. Identification des écarts :

   • La Gap Analysis permet d'identifier clairement les différences entre la performance actuelle et la performance souhaitée.

   • Cela aide à comprendre les domaines spécifiques où des améliorations ou des changements sont nécessaires.

2. Définition des objectifs :

   • En comparant l'état actuel à l'état souhaité, la Gap Analysis aide à définir des objectifs clairs et spécifiques pour le projet.

   • Cela fournit une direction précise et des cibles mesurables à atteindre.

3. Priorisation des actions :

   • La Gap Analysis aide à identifier les domaines les plus critiques nécessitant une attention immédiate.

   • Cela permet aux chefs de projet de prioriser les actions et d'allouer les ressources de manière efficace.

4. Élaboration de plans d'action :

   • Une fois les écarts identifiés, la Gap Analysis permet de formuler des plans d'action détaillés pour combler ces écarts.

   • Cela inclut la définition des étapes spécifiques, des responsabilités et des échéances pour atteindre les objectifs souhaités.

5. Évaluation des performances :

   • La Gap Analysis fournit une base pour mesurer les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés.

   • Cela aide à évaluer l'efficacité des actions entreprises et à ajuster les plans si nécessaire.

6. Amélioration continue :

   • En identifiant et en comblant régulièrement les écarts, la Gap Analysis favorise une culture d'amélioration continue au sein de l'équipe de projet.

   • Cela contribue à des performances soutenues et à l'atteinte des objectifs stratégiques à long terme.

7. Gestion des risques :

   • En identifiant les écarts potentiels entre l'état actuel et l'état souhaité, la Gap Analysis aide à anticiper les problèmes et à mettre en place des mesures préventives.

   • Cela permet une gestion proactive des risques et améliore la probabilité de succès du projet.

Exemple de Gap Analysis en gestion de projet :

Supposons qu'une entreprise souhaite améliorer la satisfaction client mesurée par un score de satisfaction de 70% actuellement, avec un objectif de 90%.

1. État actuel : Score de satisfaction client de 70%.

2. État souhaité : Score de satisfaction client de 90%.

3. Écart : 20%.

Étapes pour la mise en oeuvre du Gap Analysis :

1. Analyse des causes :

   • Identifier les raisons pour lesquelles le score actuel est de 70% (par exemple, temps d'attente long, qualité du service inégale, etc.).

2. Définition des actions correctives :

   • Former le personnel pour améliorer la qualité du service.

   • Réduire les temps d'attente en optimisant les processus internes.

   • Mettre en place un système de feedback client pour identifier et résoudre rapidement les problèmes.

3. Planification et mise en œuvre :

   • Développer un plan détaillé avec des échéances et des responsables pour chaque action corrective.

   • Allouer les ressources nécessaires et suivre l'avancement des actions.

4. Évaluation et ajustement :

   • Mesurer régulièrement le score de satisfaction client pour évaluer les progrès.

   • Ajuster les actions en fonction des résultats obtenus et des feedbacks reçus.

Le Gap Analysis est une technique essentielle pour les chefs de projet car elle fournit une méthode structurée pour comprendre les écarts entre la situation actuelle et les objectifs souhaités. En utilisant cette méthode, les chefs de projet peuvent identifier les domaines nécessitant des améliorations, définir des actions spécifiques, et évaluer les progrès réalisés. Cela conduit à une gestion de projet plus efficace, alignée sur les objectifs stratégiques de l'organisation et soutenant une culture d'amélioration continue.

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Vous effectuez une analyse des écarts (gap analysis) et constatez que certaines exigences ne sont pas couvertes par les livrables actuels. Quelle est la première étape à prendre ?
a) Évaluer l’impact de l’écart sur le projet
b) Augmenter le budget pour couvrir l’écart
c) Ignorer l’écart et continuer selon le plan
d) Annuler le projet

L’analyse des écarts révèle qu’un des objectifs du projet ne sera pas atteint avec les ressources actuelles. Quelle est la meilleure action à prendre ?
a) Réallouer des ressources pour combler l’écart
b) Réduire l’objectif pour s’adapter aux ressources actuelles
c) Informer les parties prenantes et revoir le plan
d) Ignorer l’écart et poursuivre le projet

Votre analyse des écarts révèle un manque de compétences au sein de l’équipe de projet. Que devez-vous faire en premier ?
a) Embaucher de nouvelles ressources
b) Former l’équipe actuelle pour combler l’écart
c) Ignorer le manque de compétences
d) Déléguer les tâches critiques à des consultants externes

En analysant un écart important dans les délais, quelle est la meilleure action à entreprendre pour réduire cet écart ?
a) Réduire le scope du projet
b) Ajouter des ressources pour accélérer le rythme
c) Reporter le projet pour gagner du temps
d) Ignorer l’écart et maintenir le calendrier initial

Suite à une analyse des écarts, vous identifiez que certains livrables sont en dessous des standards de qualité. Quelle action est prioritaire ?
a) Revoir les standards de qualité pour les rendre plus accessibles
b) Améliorer les processus pour atteindre le niveau de qualité requis
c) Réduire le scope pour éviter les problèmes de qualité
d) Ne pas apporter de changements, car les livrables sont déjà conformes

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Vous effectuez une analyse des écarts (gap analysis) et constatez que certaines exigences ne sont pas couvertes par les livrables actuels. Quelle est la première étape à prendre ?
a) Évaluer l’impact de l’écart sur le projet
b) Augmenter le budget pour couvrir l’écart
c) Ignorer l’écart et continuer selon le plan
d) Annuler le projet
Réponse correcte a) : Évaluer l’impact de l’écart permet de comprendre la gravité de la situation et de déterminer les ajustements nécessaires pour satisfaire les exigences sans compromettre les objectifs du projet.

L’analyse des écarts révèle qu’un des objectifs du projet ne sera pas atteint avec les ressources actuelles. Quelle est la meilleure action à prendre ?
a) Réallouer des ressources pour combler l’écart
b) Réduire l’objectif pour s’adapter aux ressources actuelles
c) Informer les parties prenantes et revoir le plan
d) Ignorer l’écart et poursuivre le projet
Réponse correcte c) : Informer les parties prenantes et revoir le plan est essentiel pour ajuster les objectifs ou les ressources, en tenant compte de l’écart et des attentes des parties prenantes.

Votre analyse des écarts révèle un manque de compétences au sein de l’équipe de projet. Que devez-vous faire en premier ?
a) Embaucher de nouvelles ressources
b) Former l’équipe actuelle pour combler l’écart
c) Ignorer le manque de compétences
d) Déléguer les tâches critiques à des consultants externes
Réponse correcte b) : Former l’équipe actuelle permet de combler l’écart tout en optimisant les ressources internes, ce qui est souvent plus efficace et moins coûteux que le recrutement externe.

En analysant un écart important dans les délais, quelle est la meilleure action à entreprendre pour réduire cet écart ?
a) Réduire le scope du projet
b) Ajouter des ressources pour accélérer le rythme
c) Reporter le projet pour gagner du temps
d) Ignorer l’écart et maintenir le calendrier initial
Réponse correcte b) : Ajouter des ressources peut permettre d'accélérer certaines activités et rattraper le retard, ce qui est crucial pour ramener le projet dans les délais sans modifier les objectifs.

Suite à une analyse des écarts, vous identifiez que certains livrables sont en dessous des standards de qualité. Quelle action est prioritaire ?
a) Revoir les standards de qualité pour les rendre plus accessibles
b) Améliorer les processus pour atteindre le niveau de qualité requis
c) Réduire le scope pour éviter les problèmes de qualité
d) Ne pas apporter de changements, car les livrables sont déjà conformes
Réponse correcte b) : Améliorer les processus garantit que les livrables atteignent le niveau de qualité attendu, ce qui est essentiel pour répondre aux exigences du projet et aux attentes des parties prenantes.