Qu'est-ce que l'Organizational Structure ?

Le concept et les définitions des structures organisationnelles associées (organizational structures) représentent des éléments clés à connaitre et maitriser parfaitement pour réussir à être performant au sein d’un projet exécuté dans un environnement organisationnel qu'il soit industriel ou non.

Ce concept de structure organisationnelle est en effet associé à des définitions qu'il est indispensable de parfaitement maitriser pour pouvoir être à la fois un Leader performant et passer avec succès les examens certifiants professionnels chef de projet.

Par ailleurs, les caractéristiques des structures organisationnelles sont très souvent confondues avec d'autres concepts tous en lien avec la Gestion de Projet tels que : OPM (Organizational Project Management), Organizational Governance, Project Governance, ce qui déclenche une difficulté majeure lors des examens de certification...

Voici donc les caractéristiques indispensables associées au concept de structure organisationnelle :

Les structures organisationnelles se réfèrent à la manière dont une organisation est structurée en termes de hiérarchie, de responsabilités et de relations entre les différents départements, équipes et individus.

La structure organisationnelle définit donc la manière dont le travail est réparti, la manière dont les niveaux de pouvoir et de décision sont cascadés et délégués et définit également comment seront exécutés les processus de communication au sein de l'organisation.

Il existe plusieurs types de structures organisationnelles, chacune ayant ses propres avantages et inconvénients en fonction des besoins spécifiques de l'organisation.

Les principaux types de structures organisationnelles incluent :

• Structure fonctionnelle : Les employés sont regroupés en fonction de leurs spécialités et de leurs compétences, avec des départements distincts pour chaque fonction, tels que les finances, le marketing, les ventes, etc.

• Structure divisionnelle : L'organisation est divisée en divisions autonomes, chacune étant responsable de ses propres fonctions, produits ou marchés.

• Structure matricielle : Cette structure combine à la fois la fonctionnalité et la divisionnalité, où les employés appartiennent à la fois à des départements fonctionnels et à des équipes de projet temporaires.

• Structure en réseau : L'organisation externalise certaines de ses fonctions ou activités à des partenaires externes, créant un réseau de relations inter-organisationnelles.

Les projets ou programmes exécutés dans un environnement organisationnel considèrent donc leurs structures organisationnelles et sont en conséquence influencés pour se structurer eux même. De façon globale, la gestion de projet considère principalement 3 types de structures spécifiques en réponse aux besoins et contraintes des structures organisationnelles, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients.

Quelles sont les 3 types de structures ?

• Structure fonctionnelle : Dans ce type de structure, les équipes de projet sont regroupées en fonction de leurs spécialités ou compétences, telles que le marketing, les finances, les ressources humaines, etc. Chaque équipe travaille sous la direction d'un responsable fonctionnel qui est généralement responsable de plusieurs projets simultanément. Cette structure est souvent utilisée dans les organisations où les projets sont récurrents et similaires, et où l'accent est mis sur l'efficacité opérationnelle.

• Structure matricielle : La structure matricielle combine les aspects de la structure fonctionnelle et de la structure par projet. Dans une structure matricielle, les employés sont regroupés par spécialité fonctionnelle, mais ils travaillent également sur des projets spécifiques dirigés par des chefs de projet. Cette structure permet une meilleure coordination entre les différentes fonctions et une utilisation plus efficace des ressources, mais elle peut également entraîner des conflits de priorités et d'autorité entre les responsables fonctionnels et les chefs de projet.

• Structure projet : Dans ce type de structure, les équipes de projet sont créées spécifiquement pour chaque projet, et elles sont autonomes et ont leur propre chef de projet dédié. Cette structure est souvent utilisée pour les projets complexes et uniques où une attention particulière doit être accordée à la coordination et à la communication entre les membres de l'équipe. Bien que cela puisse offrir une grande flexibilité et une meilleure coordination pour les projets, cela peut aussi entraîner une duplication des ressources et des coûts administratifs plus élevés.

Il est important de prendre en considération la structure organisationnelle lors de la gestion de projet pour plusieurs raisons :

• Allocation des ressources : La structure organisationnelle affecte la disponibilité des ressources et la facilité avec laquelle elles peuvent être allouées aux projets.

• Communication et coordination : La manière dont les départements et les équipes sont organisés influence la communication et la coordination entre les parties prenantes du projet.

• Autorité et responsabilité : La structure organisationnelle détermine les niveaux d'autorité et de responsabilité, ce qui peut avoir un impact sur la prise de décision et la gestion des risques dans les projets.

Enfin, afin de clarifier les différences entre les termes "structure organisationnelle", "gestion de projet organisationnelle", "gouvernance organisationnelle" et "gouvernance de projet" voici un rappel des caractéristique de synthèse en lien avec chaque définition :

• Structure organisationnelle : Comme décrit précédemment, c'est la manière dont une organisation est organisée en termes de hiérarchie, de responsabilités et de relations.

• Gestion de projet organisationnelle (OPM - Organizational Project Management) : Cela se réfère aux processus, politiques et pratiques mis en place par une organisation pour gérer efficacement les projets à travers toute l'entreprise.

• Gouvernance organisationnelle (Organization Governance) : Il s'agit du cadre de gouvernance globale qui établit les règles, les politiques et les processus de prise de décision au niveau de l'organisation dans son ensemble.

• Gouvernance de projet (Project Governance) : Cela concerne la manière dont un projet est dirigé, contrôlé et surveillé pour s'assurer qu'il atteint ses objectifs dans le respect des contraintes de temps, de coût et de qualité.

Les questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Dans une organisation fonctionnelle, quel est le rôle principal du chef de projet ?
a) Avoir une autorité totale sur les ressources et les décisions.
b) Travailler en tant que coordinateur avec une autorité limitée.
c) Être responsable des résultats financiers du projet.
d) Superviser tous les départements fonctionnels.

Dans une organisation matricielle forte, qui a le plus d'autorité sur les ressources ?
a) Le chef de projet.
b) Le manager fonctionnel.
c) Les membres de l'équipe projet.
d) Un comité d'organisation.

Comment les communications sont-elles généralement structurées dans une organisation projetisée ?
a) Elles passent principalement par les managers fonctionnels.
b) Elles sont centralisées au niveau du chef de projet.
c) Elles sont décentralisées entre les membres de l'équipe.
d) Elles sont gérées par un comité.

Quelle est une caractéristique clé d’une organisation matricielle équilibrée ?
a) Le chef de projet a une autorité totale.
b) L’autorité est partagée entre le chef de projet et les managers fonctionnels.
c) Les managers fonctionnels ont toute l’autorité.
d) Le chef de projet agit uniquement comme consultant.

Dans une organisation fonctionnelle, qui est responsable de la gestion du budget du projet ?
a) Le chef de projet.
b) Le sponsor du projet.
c) Le manager fonctionnel.
d) Un comité spécial.

Le corrigé des questions fréquentes PMP® & CAPM® :

Dans une organisation fonctionnelle, quel est le rôle principal du chef de projet ?
a) Avoir une autorité totale sur les ressources et les décisions.
b) Travailler en tant que coordinateur avec une autorité limitée.
c) Être responsable des résultats financiers du projet.
d) Superviser tous les départements fonctionnels.
Réponse correcte b) : Dans une organisation fonctionnelle, le chef de projet a une autorité limitée. Il agit comme un coordinateur ou un facilitateur, car l'autorité principale reste avec les managers fonctionnels.

Dans une organisation matricielle forte, qui a le plus d'autorité sur les ressources ?
a) Le chef de projet.
b) Le manager fonctionnel.
c) Les membres de l'équipe projet.
d) Un comité d'organisation.
Réponse correcte a) : Dans une organisation matricielle forte, le chef de projet a une autorité prépondérante sur les ressources, bien que des interactions avec les managers fonctionnels soient nécessaires.

Comment les communications sont-elles généralement structurées dans une organisation projetisée ?
a) Elles passent principalement par les managers fonctionnels.
b) Elles sont centralisées au niveau du chef de projet.
c) Elles sont décentralisées entre les membres de l'équipe.
d) Elles sont gérées par un comité.
Réponse correcte b) : Dans une organisation projetisée, le chef de projet a une autorité centrale, et les communications sont orientées autour de lui pour assurer une exécution fluide.

Quelle est une caractéristique clé d’une organisation matricielle équilibrée ?
a) Le chef de projet a une autorité totale.
b) L’autorité est partagée entre le chef de projet et les managers fonctionnels.
c) Les managers fonctionnels ont toute l’autorité.
d) Le chef de projet agit uniquement comme consultant.
Réponse correcte b) : Dans une organisation matricielle équilibrée, le pouvoir est partagé entre le chef de projet et les managers fonctionnels, nécessitant une collaboration étroite entre les deux.

Dans une organisation fonctionnelle, qui est responsable de la gestion du budget du projet ?
a) Le chef de projet.
b) Le sponsor du projet.
c) Le manager fonctionnel.
d) Un comité spécial.
Réponse correcte c) : Dans une organisation fonctionnelle, le manager fonctionnel est généralement responsable du budget, car le chef de projet a une autorité limitée et agit comme coordinateur.